Définition

     Les tâches et le salaire de la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en Secrétariat bilingue varient d’une entreprise à l’autre et, de plus en plus, certaines de ces personnes s’installent à leur propre compte. Après l’analyse de la situation du travail, on peut dire que le Secrétariat bilingue demande qu’une personne, au sein d’une équipe de travail de bureau et avec un haut degré d’autonomie, accomplisse différentes tâches administratives et aide les gestionnaires et les professionnels dans leur travail de bureau. Le champ d’action comprend entre autres l’exécution de tâches de secrétaire telles que la saisie et présentation de documents (lettres, notes, rapports), ouvrir et distribuer le courrier, organiser les réunions, et ainsi de suite. La personne qui exerce le métier de secrétariat bilingue peut exécuter ses tâches dans les deux langues officielles du Cameroun, soit le français et l’anglais.

Types d’entreprise

     La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle (DQP) en « Secrétariat bilingue » exerce ses activités dans tous les secteurs : entreprise privée, entreprise publique (ministères, …), entreprise parapublique,  entreprise multinationale, cabinet d’avocat, cabinet de médecin, secrétariat public (auto-emploi), etc.

Emplois concernés

     Étant donné la vaste gamme de secteurs où la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » peut exercer ses fonctions,  il n’est pas étonnant que les appellations de poste changent d’une entreprise à l’autre, souvent en tenant compte des responsabilités qui lui sont accordées. On parle par exemple de : secrétaire, secrétaire réceptionniste, assistant de fonctions, assistant de direction, secrétaire publique, opérateur de saisie, secrétaire informatique, etc.

Environnement économique et technique des emplois

     Ce métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. La majeure partie de l’activité s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours.

     Ce travail exige la maîtrise de l’outil informatique et l’utilisation des équipements de bureau et des outils de communication.

Responsabilités

     Les responsabilités qui sont confiées à une personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » varient d’une entreprise à une autre et même sont fonction de la taille de cette entreprise sans oublier le mode de gestion qu’emploie la direction. Une fois que les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » ont acquis une bonne expérience de travail et ont démontré un intérêt envers ce qu’elles font, il n’est pas rare que d’autres tâches leurs soient confiées, ce qui les enrichit et donne des possibilités d’une plus grande responsabilité. Les secrétaires qui ont une bonne expérience deviennent le bras droit de leur supérieur.

     Quelle que soit la responsabilité, la personne se doit de montrer un intérêt au travail qui lui est confié, d’exécuter ses tâches de façon efficace et correcte et de développer une capacité à toujours apprendre.

Conséquences de l’évolution technologique sur le métier

     Les entreprises utilisent de plus en plus l’outil informatique et des matériels de communication de plus en plus sophistiqués. Les responsables font souvent eux-mêmes la saisie de leurs documents et utilisent le courrier électronique (Internet, Intranet). De même, on observe que la machine à dactylographier mécanique ou électronique n’a plus sa place.

     Dans ce nouveau contexte, les personnes titulaires du Diplôme professionnel « Secrétariat bilingue » sont parfois appelées à délaisser les prises de notes et la saisie pour des tâches plus complexes. C’est ainsi que la personne titulaire du diplôme devra effectuer la rédaction ou la correction de documents, ainsi que le traitement de texte, pour les rendre agréables et sans fautes avec une langue impeccable. Elles devront également apporter un soutien technique aux utilisateurs de l’outil informatique et savoir utiliser Internet.

     Les entreprises tendent vers une exploitation maximale des divers logiciels. En développant leur connaissance de l’outil informatique et de communication, et en se tenant à jour par rapport aux améliorations souvent apportées aux logiciels, les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » permettent à leur supérieur hiérarchique d’économiser du temps et de l’argent tout en enrichissant leurs tâches. La messagerie électronique avec téléchargements et transfert de documents (Internet, fax/notes, courriers, rapports, tableaux, …). La recherche des informations sur les sites Web, les échanges des données informatisées obligent à un classement et un archivage rigoureux des fichiers informatiques.

Perspectives d’emploi

     Les perspectives d’emploi sont généralement qualifiées de moyennes et peuvent devenir bonnes si le titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » maîtrise bien les deux langues officielles dans lesquelles il travaille. De même, en essayant de comprendre le fonctionnement des différents outils mis à sa disposition, l’employé peut avoir d’autres ouvertures. Toutefois, les perspectives d’emploi doivent être examinées aussi en fonction des conditions de travail (salaires, avantages, évolution).

     Le salaire offert est variable et dépend du poste occupé et de la taille de l’entreprise. L’emploi indépendant ne devrait pas être exclu. Les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue »  peuvent offrir des services dans les domaines de la saisie, la reliure, le traitement de texte, etc.

     Les avantages dépendent également de la taille de l’entreprise et des possibilités que cette dernière a pour offrir en offrir à ses employés.

     Dans le cadre de son évolution professionnel, la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bilingue » pourra assumer des responsabilités accrues ou plus spécialisées à même le service où elle travaille. Les compétences acquises, éventuellement reconnues par la validation des acquis de l’expérience, pourront lui permettre d’accéder à des responsabilités de niveau supérieur.

TABLEAU DES TÂCHES ET OPÉRATIONS 

1. Accueillir et orienter les visiteurs ou les correspondants;
2. Effectuer des  tâches à l’aide d’applications bureautiques;
3. Concevoir/Présenter des documents écrits et  visuels;
4. Trier, dépouiller et classer des documents;
5. Gérer le courrier et la documentation;
6. Organiser des réunions et tenir un planning d’activités et les agendas;
7. Rédiger des écrits professionnels;
8. Manier la langue et  s’exprimer dans le jargon professionnel (en anglais/français);
9. Organiser et gérer les besoins du service;
10. Tenir la comptabilité courante;
11. Assurer le suivi administratif dans différents services